La agenda viva del evento, y el aviso 15 minutos antes

El PDF de la agenda es una de las grandes mentiras de la industria de eventos. Se diseña con dos semanas de anticipación, se imprime, y queda desactualizado el martes anterior cuando un orador avisa que no llega. El día del evento hay tres versiones dando vueltas y nadie sabe cuál es la buena.

Y aun cuando está bien, no sirve. Nadie abre un PDF de nueve páginas en un celular parado en un pasillo para averiguar qué charla empieza ahora.

El dolor: la agenda existe pero no llega a tiempo

Para el organizador, la agenda es el documento que más veces se rehace y el que peor se distribuye. Cada cambio implica reeditar, reexportar, reenviar y esperar que la gente abra el mensaje nuevo en vez del viejo. Y a la hora de la verdad, la charla que tanto costó conseguir arranca con la sala a medio llenar — no porque no interesara, sino porque la gente estaba en el café sin saber que había empezado.

Para el asistente, el problema es más simple y más frustrante: se pierde las charlas que quería ver. No por desinterés. Porque estaba conversando, porque perdió la noción del tiempo, porque el programa impreso quedó en la silla. Se enteró a las 15:20 de que la charla de las 15:00 era la que le importaba.

El valor de una agenda no está en la información. Está en que llegue en el momento exacto en que sirve.

Qué lanzamos: la agenda viva del portal

La agenda vive dentro del portal del evento, que se abre en el navegador del teléfono: no hay nada que descargar, ni una tienda de apps por la que pasar. Cuando el organizador cambia un horario, cambió para todos, en el momento. No hay versiones.

Y está construida para usarse parado, con una mano, en un pasillo:

• Buscador por charla, orador o sala.
• Filtros por día, para eventos de más de una jornada.
• Filtros por sala, cada una con su color propio. Los colores se asignan en el orden en que aparecen las salas, así que la sala principal siempre se lleva el primer color y la lectura se vuelve muscular después de la segunda vez.
• Filtro por orador, que aparece solo cuando tiene sentido: con menos de dos oradores no hace falta, y con más de veinte la fila de chips se vuelve inmanejable en un celular. Ahí manda el buscador.
• Tres vistas: todas las charlas, la agenda armada por IA y Mi agenda, la propia.

Cada charla se abre en una ficha con su descripción, sus oradores, su sala y su flyer, si el organizador lo subió.

El detalle que nadie elogia

Los colores de sala no se eligen: se asignan en el orden en que las salas aparecen en el programa. La sala principal, que casi siempre abre la jornada, se lleva siempre el primer color. Suena trivial, y es lo que hace que a la segunda vez que abrís la agenda ya no leas el nombre de la sala: te alcanza con el color.

Y los bloques que no son charlas —el café, el almuerzo, la acreditación— quedan fuera del selector de salas. Están en la agenda porque forman parte del día, pero no son una sala donde pasan cosas, y meterlos en el filtro sólo agrega ruido.

El aviso que cambia las salas: 15 minutos antes

Esta es la función que más impacto tiene sobre la ocupación de las salas, y es de una sola línea: al asistente le llega un aviso al teléfono unos quince minutos antes de que empiece la charla.

No es la notificación de una app que no instaló, porque no instaló ninguna: es el portal del evento, que se abre en el navegador, avisando en la pantalla del teléfono de quien activó los avisos. Es corto, para leerse de un vistazo:

Panel: el futuro del riego Empieza en 15 minutos · Sala Ágora

La sala aparece sólo si el organizador la cargó, y tocar el aviso abre esa charla en la agenda, resaltada. El aviso queda además como una línea en la campanita del portal, y si la notificación no se llega a ver, sale por mail.

El 🔔 es el control de volumen

Acá tomamos una decisión que va contra el instinto de todo producto de notificaciones.

El aviso llega a todos los asistentes del evento, no solo a los que se anotaron a esa charla. Porque el objetivo no es recordarle algo a quien ya lo tenía agendado: es que se entere el que no sabía.

Pero eso hace que cada aviso sea caro en atención. Por eso el control es por charla: en la agenda del panel, cada charla tiene una casilla 🔔 Recordatorio 15 min antes. El organizador marca solo las que valen la pena interrumpir.

Y para que esa decisión sea informada, el panel le muestra la cuenta antes de que ocurra: cuántas charlas están marcadas, por cuántos asistentes, y cuántos avisos son en total. El volumen deja de ser una sorpresa.

Lo que hay debajo, que es donde se rompen estas cosas

Un recordatorio que sale a todo el padrón de un evento es fácil de prometer y difícil de hacer sin volverse ruido. Algunas de las decisiones que lo sostienen:

• Se respeta siempre el pedido de no recibir avisos. Quien apagó los avisos no recibe ni la notificación ni el mail (el aviso le queda sólo en la campanita, por si entra al portal), y quien se dio de baja del evento no recibe nada. Esas exclusiones se aplican en un solo lugar del código para que nunca se desincronicen entre funciones. Una baja que funciona en una pantalla y no en otra no es una baja.
• Se envía en tandas, con un techo de tiempo por corrida. Un evento de miles de personas no puede trabar los avisos del resto, y lo que no llega a salir como notificación no se pierde: ya está en la campanita.
• Un solo aviso en el teléfono por franja. Si el organizador marcó cuatro charlas simultáneas, el teléfono vibra una vez, no cuatro.
• Los bloques que no son charlas quedan afuera. El café, el almuerzo y la acreditación no disparan avisos aunque estén en la agenda.
• Si los avisos dejan de llegar, nos enteramos ese mismo día. Cuando un evento en curso manda avisos y no vuelve ni una confirmación de que se mostraron, el sistema le escribe al equipo de Circli, en vez de esperar al informe del día siguiente.

Por qué cambia el evento

Para el asistente, el cambio es que deja de perderse cosas. Es, literalmente, el dolor que dio origen a Circli: estar a metros de lo que te importaba y no enterarte. Un aviso a tiempo lo resuelve.

Para el organizador, el cambio se ve en la sala. Las charlas empiezan más llenas, la gente vuelve del café a horario, y los oradores —que muchas veces vinieron gratis a cambio de audiencia— reciben lo que se les prometió.

Y hay un beneficio silencioso: se terminan las tres versiones del PDF. Hay una sola agenda, es la del portal, y siempre está bien.

Cómo se activa

La agenda viene con el portal. Los recordatorios son un interruptor en los ajustes del evento, y después se elige charla por charla con el 🔔.

Un consejo: marcá pocas. La tentación de marcarlas todas es enorme y es el error clásico. Un asistente que recibe ocho avisos en un día deja de leer el noveno — y probablemente apague los avisos, que lo saca de todos, no sólo de los que te sobraban. Apagarlos lleva dos segundos; que alguien los vuelva a prender, casi nunca pasa.

¿Organizás un evento con agenda? Conocé Circli Events o escribinos desde eventos.circli.app.